数字化管理在高校后勤中的应用

文章出处：http://www.ifyousmell.com 作者：苗勇毅   人气： 发表时间：2011年11月18日

    引　言 

    数字化管理是指利用计算机、通信、网络、人工智能等技术， 量化管理对象与管理行为， 实现计划、组织、协调、服务、创新等职能的管理活动和管理方法的总称。数字化管理具备定量化、智能化集成性、动态开发性、系统性等特点。目前数字化管理在高校中已广泛运用，主要有以下几个方面：档案管理系统、安全控制系统、校园一卡通系统、校园网络、管理信息系统、数字化图书馆、电子化教案、网络教学等。 

    但是，对于高校后勤来说，实施数字化管理的还比较少。而后勤数字化却是高校社会化改革的需要，也是提高管理效率和效益的需要［２］。高校后勤数字化不仅能使办公部门的办公实现自动化和基本的校园网络服务功能， 更使得管理工作在校园网工作环境下更为方便、快捷、准确。后勤数字化建设是高校后勤管理的一次革命，对提升高校后勤管理水平，提高后勤工作效率和后勤保障能力起到一定的促进作用。 

    １　后勤数字化管理的基本概念 

    后勤数字化管理，是通过使用数字技术使后勤管理实现现代化。它是利用数字技术选择后勤企业发展战略，使其大大拓宽选择范围，实现选择的最优化，使得后勤企业在服务市场中更具有竞争力［３］。后勤数字化管理必须能够利用数字技术为客户和后勤员工设计全新的价值理念，发现创造服务利润和捕捉服务利润的方法，并最终实现后勤企业发展战略选择达到最佳化的真正目标，体现出后勤企业管理的独特性。因此，我们说它是一门关于利用数字技术扩大后勤企业选择发展战略视野艺术的科学。它不仅仅是一个单纯的技术问题，而是服务于客户，建立独特的价值理念，发挥后勤员工积极性，极大地提高后勤管理绩效，增加后勤企业利润的现代后勤管理新模式。 

    ２　数字化管理在中北大学后勤管理中的应用 

    目前，高校后勤所使用的数字化管理系统一般由以下几个模块组成：①人力资源管理模块；②公寓管理模块；③维修管理模块（网上保修系统）；④电力系统远程监控模块；⑤消费管理模块；⑥网站管理模块。下面结合中北大学后勤数字化应用的实际情况，简述一下笔者对数字化后勤的看法。 

    ２．１　人力资源管理 

    主要是利用计算机及互联网技术实现对后勤基层单位和职工的绩效考核、薪金发放管理。其内容包括指纹机考勤系统、效益分析系统、薪金核算系统。这一模块的使用使后勤人事分配制度得以进一步深化。系统在岗位管理功能方面，设计了岗位聘任程序和岗位管理模式，明确了岗位设置、岗位职责，为各部门按需设岗、以岗定薪提供了依据。员工上下班采用指纹刷卡。系统自动记录上下班时间，同时所有二线员工通过工作日志对自己当天的工作做出计划并在下班前输入完成情况，上一级管理人员可通过其出勤情况和工作完成情况对其当天的工作做出量化考核，考核分为Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ 四个等级，每个等级均有不同的分值。考核结果可以客观地反映出每位员工的工作业绩，体现了考核的公平性。实现了工资计算简捷化。使用该系统的工资管理功能，不论工资模式多么复杂，工资发放变得非常便捷，每月月底财会人员只需将本部门本月的收入输入到系统中，系统会按照事先设定好的程序自动进行计算，生成工资报表，领导通过网上办公系统进行审批，在很短的时间就可完成工资申报、审批、发放工作，大大提高了工作效率。 

    ２．２　公寓管理模块 

    学生公寓管理系统实现了公寓信息共享。以确保学生人身安全为重点，紧密结合公寓管理工作，联合公寓管理员、学生干部、校领导、辅导员、家长、学生等多方参与。它是以计算机和网络技术为管理手段，实现对学生在公寓活动的科学管理。门禁系统利用学生饭卡在进出公寓时扫描，方便掌握学生在公寓的活动情况。公寓管理模块囊括了学生信息管理、来访人员核对、公寓门禁管理、学生请假管理、卫生纪律评比、违规违纪登记、异常情况自动提醒、远程视频监控、对进出公寓人员及值班人员的可视化管理、管理人员考核等功能，大量减少了工作量，降低成本，提高了公寓的科学化管理水平。

    ２．３　维修管理模块 

    它是一个涉及全校的管理系统，师生可以通过网上报修、电话报修、网上监控等形式，实现对维修过程从报修维修收费等的全过程管理。网络报修电脑会自动将信息分配给各维修点。电话报修信息总值班台受理后，按业务属性通过网络调度到各维修点。由于其整个进程是完全透明的，使得维修工作时间进度、收费数额、用户满意度等置于师生和管理人员监督之下。其时间公示可提高后勤服务的及时性，收费公示可提高后勤服务收费的合理性。 

    ２．４　电力系统远程监控模块 

    它是利用计算机、网络及ＧＰＲＳ 系统技术，实现对全校电力变压器运行的远程监控，为我们掌握变压器的运行状况，分析全校电力系统平衡与否，科学利用和调度电力资源提供了有效手段。通过网络技术，可以方便地将全校电力系统运行状况传输给全校各级相关人员。将用户当月的表数键入计算机，票据就可以自动打出。同时管理者可从系统中得到各种所需的数据和统计表格， 随时掌握家属区的水电气消耗及资金回收情况。 

    ２．５　消费管理模块 

    它是利用计算机、网络技术及相关刷卡机达到学生在校园食堂、澡堂、超市、洗衣、打水实现一卡通的功能，方便学生使用饭卡。 

    ２．６　网站管理模块 

    创建本部门网站，建立与本部门工作相关的网站内容。通过网站，对外宣传自己，建立交流平台，为师生解决生活中遇到的具体问题，架起与师生沟通的桥梁，提高工作效率，发挥网站应有的作用。 

    ３　后勤数字化的意义 

    １） 日常工作检查实现网络监督管理，大大节约时间和人员。核算更加科学规范（成本收益），核算考核的标准统一规范，统计方法明确一致，使各个部门的统计、考核和监督有比较，更加科学合理。所需要的各种数据和报表可以随时打印输出，工作效率明显提高。网络审批流程可以做到移动办公不受地域和时间的限制。资产管理清晰明确，各单位也可以清楚地了解本部门的资产情况和使用分布情况，对资产重组、盘活及创收提供重要的决策信息。通过后勤数字化建设，大大减轻了人工劳动量。同时，数字化管理有效地克服了不同时空环境下的管理难度，把人从简单重复的管理中解放出来，大大提高了工作效率。服务意识和质量得到明显提高，从制度上完善并创造出一个干多、干好不一样的奖励机制。 

    ２） 通过网上报修系统，使后勤维修服务质量得到提高，原有维修及时率低、维修质量差的问题得到了改善。 

    ３） 学生公寓住宿情况的统计，使得空闲床位情况的反映及时准确，查找学生信息快速方便，住宿费缴费情况一目了然。采用人力资源管理工薪系统，人员岗位目标明确，标准统一规范，各级岗位责、权、利明确，操作规范标准，提高了责任人的主观能动性，也促进了其主动认真地完成本职工作的责任心。 

    ４） 实现校园“一卡通”，方便同学们的学校生活。 

    ５） 网站建立了信息通知、服务意见留言等相关栏目。师生员工无论何时何地只要登录网站，就可以了解到后勤服务，使后勤服务更加完善和周到。在服务意见留言板块可以对后勤服务和后勤管理工作畅所欲言，师生可以自由登录发表意见和建议，使之成为学生和教职工对后勤服务畅谈心声的地方，深受全校师生拥护和欢迎。对后勤服务工作中存在的问题提出批评，对后勤服务质量和水平进行投诉等，是后勤管理者和学校各级领导听取师生意见的重要渠道，也是集团监督自身服务的有效手段。管理者通过这里了解后勤动态信息，在第一时间掌握师生意见和需求，及时沟通有关情况，化解矛盾，维护了学校的安全稳定。 

    ４　后勤数字化建设的合理途径 

    ４．１　加强宣传、提高认识 

    后勤数字化建设是高校后勤管理的一次革命，将对学校的发展起到积极的促进作用。通过学校相关部门进行充分宣传，利用校报、电视台、广播站等媒体对后勤数字化建设进行宣传；相关部门要在部门网站开设数字化建设专栏，宣传数字化建设的重要性、目的、意义及实施办法。通过宣传，统一认识，坚定不移地推进后勤数字化建设。软件运行、硬件安装过程中发现的问题要及时解决，确保后勤数字化建设顺利实施。

    ４．２　制度约束 

    相关部门负责制定有关管理规定，要将大学生自觉接受公寓门禁系统的注册登记、自觉履行门禁系统的刷卡义务等写入管理规定中，对不履行刷卡义务的行为要制定相应的制约措施。规范管理，强化制度的执行力度。制度化是科学管理的基本特征，数字化建设使后勤集团的制度软件化，就是把制度转化为管理软件，成为一种必须执行的、程序化的规则。它将纸上的制度流程化、软件化，通过监督考核，用数字说话，真正做到了制度面前人人平等。 

    ４．３　设置专门的岗位 

    后勤部门抽调专人，做好基础数据收集和录入工作，并力求数据的准确性。借助数字化管理软件，适时推进后勤人事分配制度改革，形成考勤、考绩、考效三位一体的人事分配制度，借助维修管理软件，全面推行网上报修、电话报修、网上通报，自觉接受群众的监督。 

    ５　结束语 

    高校后勤数字化是高校后勤现代化建设最重要的基础。面对当今信息时代的挑战和信息高速公路的出现，高等学校只有建立起自己的数字化后勤才能适应时代发展的需要，才能进行广泛的信息交流，获取及时准确的各类信息，达到完全的资源共享，才能从根本上改变学校教学、科研和管理手段，才能满足培养跨世纪高质量人才的需要，才能促进我国教育科研事业的发展。否则必将在激烈的信息竞争环境中处于劣势。因此建立高等学校的数字化后勤是很必要的，具有非常重要的现实意义。然而，我们也应看到，高校后勤数字化毕竟是一个新事物，才刚刚起步［４］，它的发展、完善还有待大量的实践和总结，还需要全体后勤人的共同努力。