校园一卡通的资金清算与分析

文章出处：http://www.ifyousmell.com 作者：罗芳   人气： 发表时间：2011年11月24日

    一、校园一卡通的资金清算模式

    目前，校园一卡通的主要资金清算模式有两种：一种是高校各二级单位有外部银行独立账号而进行的外部往来清算；另一种模式还未得到广泛使用。另一种是高校各二级单位无独立账号只在高校内部银行(一般称作资金清算中心)开户的内部往来清算。

    前一种模式的资金清算主要由银行完成，即银行设立一卡通资金清算专户，负责管理校园一卡通系统的结存资金，校园一卡通的消费资金转入内部往来单位帐号等均由银行负责，校园一卡通圈存的资金明细报表由银行提供，系统错账也由银行负责查找和处理，这种清算模式比较简单，大部分的清算工作均由系统自动完成，但由于高校对这部分资金无管理权和使用权，导致高校不能发挥这部分资金的的使用效益，因此这种模式还未得到广泛使用。

    对于后一种资金清算模式，虽然外部银行也有校园一卡通的结算账户，但该账户主要由校内结算中心负责管理。校内前一种模式的资金清算主要由银行完成，即银行设立一结算中心负责校园一卡通的现金充值及圈存资金的核对和入账。对于各内部往来单位的消费资金，因各内部往来单位在外园一卡通的消费资金转入内部往来单位账户等均由银行负部银行无独立的清算账户，各二级单位只在校内结算中心开责，校园一卡通圈存的资金明细撤表由银行提供。系统错账也设结算账户，只能由校内结算中心手工完成转账，各商户的系由银行负责查找和处理。这种清算模式比较简单，大部分清算统消费明细报表、圈存资金明细报表及系统错账等均由校内结算中心负责查找和完成。这种结算模式的工作量比较大，但由于校园一卡通的资金运行过程均由校内会计部门负责监控和完成，有利于高校及时了解校冈一卡通的有关情况。同时，由于校周一卡通的结存资金由校内结算中心负责管理，这样也有利于发挥这部分资金的使用效益。

    在第二种资金清算模式下，校园一卡通的资金流转如下图所示： 

  

校园一卡通资金流转示意图

    二、校园一卡通的主要会计报表及其相互关系

    以武汉理工大学目前使用的校园一卡通系统为例。校园一卡通系统内的会计报表主要有：资金清算日报表、商户清算明细报表、商户清算汇总报表、商户营业统计报表、银行转账汇总报表、现金充值汇总及明细报表等。各种报表之间的相互关系是：商户清算汇总报表、银行转账汇总报表、现金充值汇总报表等均是资金清算日报表的子报表。资金清算日报表的数据来源和依据是各子报表。

    资金清算日报表是各种报表的核心内容，也是系统对账的主要依据。系统中发现的各种错账也是以资金清算日报表为标准进行确认的，由于允许脱机消费，因此各商户的当日营业额可能与系统不符。由于系统在某一时间区间上遵循的是动态平衡，所以对商户的资金清算只能以资金清算日报表为依据。资金清算日报表如下所示： 

    表中各项目之间的对应关系分别为：持卡人账户贷方发生额即为当日持卡人从银行卡自助转入校园一卡通的转账发生额(即圈存额)和持卡当日在各网点存人现金到校园一卡通的发生额之和。借方发生额为持卡人当日消费发生额之和，余额在贷方，即表中第7，8两行当日借方发生额应结转到第2行当日贷方发生额，而第2行的借方发生额应分别结转到第3、4、5行的贷方。“内部往来”项目用于结转各项目余额，其项目内容没有实质意义。“手续费收入”项目用于核算根据商户的营业额对各商户提取的各种管理费等，即各商户的清算发生额应为商户的营业发生额减去手续费收入之后的余额。“补助扣款”项目用于核算给校内教职工和学生发放的各种补助等。表中的本日结存金额的借方余额和贷方余额即为下一日的资金清算日报表的上日结存金额的借方余额和贷方余额。

    三、校园一卡通的系统错账及其分析

    1．现金充值长短款情况及对账处理。

    这里主要是指系统故障造成的正常长短款。长款发生时，由于充值人员从前台终端打印出的现金充值汇总表的金额总数小于实收现金的金额总数，容易使充值人员误以为收错了现金，此时充值人员应主动将多收的现金一并交存外部银行，待校园一卡通资金清算人员将从后台系统中打印出的现金充值明细报表同充值人员从前台终端打印出的现金充值明细清单相对照后，即可发现由于系统错误造成的持卡人现金并未存人校园一卡通的发生额。由后台将未存清单提供给前台充值人员，由前台充值人员给持卡人未存的现金重新充值。短款发生时。因为现金充值汇总表的金额总数大于实收现金的金额总数是系统造成的，而系统对账是以后台为依据的，同样，当后台资金清算人员次日提供的现金充值明细报表与前台充值人员打印出的现金充值明细清单相对后，即可发现有现金已存入校园一卡通而该持卡人并未交存现金的发生额，从而追回漏收的现金。

    2．圈存错账情况及对账处理。

    由于系统线路等原因，持卡人在进行转账圈存时会发生以下两种特殊情况：校园一卡通已上账而对应的银行卡未下账；校园一卡通未上账而对应的银行卡已下账。当校园一卡通未上账而对应的银行已下账的情况发生时，因银行卡已下账而校园一卡通未上账，持卡人会主动找相应的卡务中心查询未到账情况，校园一卡通资金清算人员不用对账也会发现有错账发生。但当持卡人银行卡未下账而校园一卡通已上账的情况发生时，持卡人往往不会那么自觉地将多上账的金额主动退到卡务中心，此时需要资金清算人员仔细对账才能发现。

    3．商户清算错账情况及对账处理。

    由于系统允许脱机消费。所以在对商户进行清算的过程中，系统出现错账也是难免的。持卡人的校囝一卡通有卡余额和库余额之分，系统允许5天平账，所以当日的消费不一定都能反映到当日商户的清算报表中。但当平账处理贷方发生额中有大量不明发生额增加时，必定是商户清算系统出现故障。此时应将商户的营业日报表与清算汇总报表等进行对照，才能发现造成商户清算资金漏统的不平金额，并将漏转的金额转出。

    (文/武汉理工大学武汉 罗芳)