数字化在后勤服务和管理中的积极作用

文章出处：http://www.ifyousmell.com 作者：陕西师范大学后勤集团 人气： 发表时间：2008年10月14日

陕西师大非常重视数字化校园建设，在后勤服务和管理中积极推进数字化管理和应用，广泛采用智能化设备和计算机网络，已经建立了一套较为完善的数字化管理服务体系，并日益彰显出在后勤服务中的积极作用。后勤集团的健康发展、成绩的取得在很多方面得益于后勤数字化建设，是数字化建设圆了后勤人科学化管理的梦。
数字化在后勤服务和管理中的应用
后勤数字化建设分为两个方面，一是覆盖后勤集团整个服务范围的以公众服务信息为主要内容的后勤集团网站建设；二是分行业内部管理使用的管理信息系统建设。
集团网络服务平台。该平台内容丰富，有物业维修、供暖测温、网络会议、网上超市、网上订餐、网上考试等系统，同时，也是学生和教职工对后勤服务畅谈心声的地方，深受全校师生拥护和欢迎。另外，通过把学生家长网站与学生公寓管理相结合，使学生家长通过网络可以查询子女在校的各类学习和生活信息。
物业维修平台。维修系统分为总值班台、各专业维修接待平台、公众监督网站三部。师生可以通过网络报修，也可以通过电话报修。网络报修电脑会自动将信息分配给各维修点，电话报修信息总值班台受理后，按业务属性通过网络调度到各维修点。整个进程是完全透明，维修工作时间进度、收费数额、用户满意度等整个置于师生和管理人员监督之下。
数字化在餐饮管理中的应用。餐饮管理系统一是规范了原材料的采购和供应过程。管理人员通过互联网可以查阅采供数据，将采购进价、供应价透明化，原材料价格的调整数据都有案可稽，采购的进出货量，库存品种的进价、存量和存货金额通过数字化平台可以一目了然，从根本上解决了原材料采供过程的“暗箱操作”问题。二是改变了库存管理混乱的状况。餐饮数字化管理系统的使用，为管理者建立了完备的原料库台账，原材料统一编码，并具备安全库存信息警示功能，保证了库存管理信息的准确、完整。三是实现了菜价智能监控。在管理系统中预先设定了各个餐厅的毛利率标准以及毛利率区间范围(比如最低不能低于5％，最高不能高于30％)，餐饮系统随时自动报告目前各餐厅的合理莱价，同时对各个餐厅每个菜品的实际售价进行智能诊断，通过单菜核算给管理者合理确定饭菜价格提供了参考依据。四是餐饮成本核算及时做到了日清月结。
数字化在学生公寓管理中的应用。学生公寓管理系统一是实现了公寓信息共享。各级管理者根据不同权限可以通过网络系统清楚地了解公寓的房间数量、床位数量、空闲床位状况等基本情况。公寓管理者和学生管理干部都可以准确查询某个学生所在公寓、房间和床位，学生的姓名、性别、出生年月、院系、年级、专业、班级、职务以及家庭所在地、家长联系电话等详细情况。二是实现了床位自动分配。只要操作人员提出待分房的学生名单和计划分配的公寓房间号码，点击自动分房按键，系统会自动将每一个学生分配到具体床位。三是实现了智能门禁管理。利用学生饭卡来识别学生的身份，学生出入公寓时刷卡，计算机屏幕便显示刷卡人的照片、姓名、院系、专业、年级，值班人员通过观察计算机屏幕就可以识别进入学生公寓的人员身份，准确辨别外来人员。该系统设置了报警功能，管理者根据需要可以设定报警时间，学生在设定的时间内不刷卡，系统会自动提示。该系统还具有房态实时监控功能，楚地反映出学生最后一次出入公寓的日期和时间，以便管理者及时掌握学生的出入信息，防止意外事件的发生。四是实现了管理信息统计全面系统。该系统具有较完善的统计报表功能，如：学生信息报表、公寓信息报表、公寓人员出入报表等等。五是实现了公寓异地远程管理。由于该系统为网络版管理系统，管理者随时可以通过互联网实施管理活动，掌握公寓内的全面情况。另外，门禁刷卡器具有脱机运行功能，既便是在计算机暂时出现故障时也能使用。
数字化在人力资源与工薪管理中的应用。内部数字化管理中的核心内容是人力资源管理与工薪管理。实现了一是人力资源管理规范化。在系统中的岗位管理功能方面，设计了岗位聘任程序和岗位管理模式，明确了岗位设置、岗位职责，为各部门按需设岗、以岗定薪提供了依据。人员聘任时系统可根据岗位用人条件在人事档案库中进行筛选，并提供符合条件的候选人，为决策层确定人选提供依据。二是工作业绩考核公平化。员工上下班采用指纹刷卡，系统自动记录上下班时间，同时所有二线员工通过工作日志对自己当天的工作做出计划并在下班前输入完成情况，上一级管理人员可通过其出勤情况和工作完成情况对其当天的工作做出量化考核，考核分为A、B、c、D四个等级，每个等级均有不同的分值，通过考核结果可以客观的反映出每位员工的工作业绩，体现了考核的公平性。另外，系统还提供了工作意见交换功能，各级管理人员可通过工作意见模块下达工作指令，无论你是在同一校区还是不同校区，均可在最短的时间内将工作意见传达到当事人。三是工资计算简捷化。使用该系统的工资管理功能，不论工资模式多么复杂，工资发放变得非常便捷，每月月底财会人员只需将本单位本月的收入输入到系统中，系统会按照事先设定好的程序自动进行计算，生成工资报表，集团领导通过网上办公系统进行审批，在很短的时间就可完成工资申报、审批、发放工作，大大提高了工作效率。
在其它管理领域内投入使用的系统还有：《超市管理系统》、《酒店管理系统》、《锅炉测温系统》、《网络会议系统》、《网上考试系统》、《学校医院管理系统》、《职工住房管理系统》、 《实脸室投入产出评估管理系统》、《校园植物资源管理系统》等。
后勤数字化建设中的主要做法
领导重视多方支持。高校后勤数字化建设是“一把手”工程，后勤要搞数字化建设首先离不开学校领导的支持，集团领导也一直非常重视数字化管理的研究和应用，付出了十分艰辛的劳动。同时，在学校计算机专业毕业的学生中和社会上聘任了一批专业技术人员从事后勤管理软件的开发，集团投入了大量资金购置设备，全力推进数字化管理的研究和开发应用工作。
转变观念大胆实践。各部门按照集团的统一要求全面使用数字化系统，部门经理以上人员上岗前要进行计算机考试，考试不通过的，就不允许上岗。虽然在起步阶段大家认识不统一，一些管理人员有不同程度的抵触情绪，甚至个别人公开反对，但是，集团领导坚信数字化建设一定要搞，也一定能够成功。通过一些配套激励政策，逐步转变了各级人员对数字化建设的看法。实践证明，这一步走对了。
严格要求全员参与。集团要求所有二线人员每天的工作信息必须在规定的时间内输入到系统中，这一要求也迫使全体管理者努力学习新技术，接受新知识，后勤集团内部涌现出了学习计算机高潮。不断提高自己、充实自己，以适应集团发展的要求，已成为每一位员工的需求。
以点带面，稳步推进。集团在数字化建设中，以核心业务为骨架，以点带面，建立计算机管理系统，稳步推进后勤数字化建设。首先选择数字化建设容易开展、管理人员素质较高的部门开始推进，通过该部门使用数字化系统产生积极效果来影响其它部门。
积极探索，不断完善。“管理软件”体现“管理思想”，在实际运行过程中不断吸取经验教训，探索更为有效的管理途径，不断完善管理系统。随着时代的进步和科技的不断发展，市场不断出现新的智能化设备和高科技产品，为进一步发展提供了有利的条件。同时，现代化企业的新的管理模式和思想，也不断推动着数字化建设步伐。只有不断的探索和实践，才能确保数字化系统的实用性和可靠性，使其真正成为管理的有力助手。
今后打算和努力方向
数字化信息交换平台的完善和应用扩展问题。目前的应用系统基于网络OA实现了信息共享，但在基础数据方面仍存在着重复建设的问题，建立核心数据库信息平台，信息交换平台的完善将带动更多快捷、方便的扩展应用，这些应用系统产生的数据将自动提取、汇总，真正实现基础数据的共享。
数字化与国际标准化管理系统相结合的问题。目前，国内部分高校已将国际标准化管理体系引入到高校后勤管理工作中，通过标准化的建立，进一步规范服务，提高了服务质量和水平，管理水平较以前有大幅度提高。去年，我们也将I SO9 000质量管理体系和ISO2 2 000(HAccP)食品安全管理体系引入到管理工作中。在工作中发现，在国际标准化管理体系中大部分管理过程，需要大量的人工和使用纸质文件来完成，每年仅运行记录累计就达上千本，而记录主要是认证公司在审核时使用，这无形中给管理增加了成本。数字化管理是在标准化基础上建立的，但是和国际标准化还没有完全结合。目前，我们正结合国标标准化管理体系运行的过程和模式，开发数字化与国际标准化管理体系相统一的后勤管理系统，统一后勤管理服务标准。
提供自助服务的问题。在师生需求提交后，工作人员反应还存在一个时间间隔问题，如果将用户自己可以独立完成的业务，做成无人值守的自助式服务平台，将大大缩短服务响应和完成时间，用户可以更自由的享受服务。
加强后勤服务育人功能的问题。集团在提供后勤服务的同时，如何教育学生树立正确的人生观，养成良好的生活习惯，我们拟建立一个大学生生活考评系统，用于反映学生在后勤生活方面的表现情况，为学生综合考评提供依据。

来源：中国院校后勤信息网